第81节:整齐就是效率

你工作有秩序,处理事务有条有理,在办公室里决不会浪费时间,不会扰乱自己的神志,办事效率也极高。从这个角度来看,你的时间也一定很充足,你的事业也必能依照预定的计划去进行。

厨师用锅煎鱼不时翻动鱼身,会使鱼变得烂碎;相反地,如果尽煎一面,不加翻动,将粘住锅底或者烧焦。

最好的办法是在适当的时候,摇动锅子,或用铲子轻轻翻动,待鱼全部煎熟,再起锅。

不仅是烹调需要秘诀,就是做一切事都得如此。当准备工作完成,进行实际工作时,只需做适度的更正,其余的应该让它有条不紊、顺其自然地发展下去。

人的能力有限,无法超越某些限度,如果能对准备工作尽量做到慎重研究、检讨的地步,至少可以将能力作更大的发挥。

今天的世界是思想家、策划家的世界。惟有那些办事有秩序、有条理的人,才会成功。而那种头脑昏乱,做事没有秩序、没有条理的人,成功永远都和他擦肩而过。

整齐就是效率

有一次,著名科普作家叶永烈从上海到广州出差,一位编辑得知他在3年前写过一个剧本,很想看一看。叶永烈出差没带剧本,便打电话告诉他爱人,剧本在书橱左边第一格的一叠手稿当中,他爱人只花了不到一分钟,就从成堆的手稿中找到了剧本,3天后剧本便空寄到那位编辑手中。

20多年来,叶永烈写的书稿、手稿等连同书籍起码在5千册以上,他爱人如何能很快找出来他要的那本手稿呢?关键是:条理。

美国管理学博士在其《有效的经理》一书中写道:“我赞美彻底和有条理的工作方式。一旦在某些事情上投下了心血,就可减少重复,开启了更大和更佳的工作任务之门。”

有句谚语说得好:“喜欢条理吧,它能保护你的时间和精力。”

工作无序,没有条理,必然浪费时间。试想,如果一个搞文字工作的手里资料乱放,本来一天就能写好的材料,找资料就找了半天,岂不费事?

西方一些“支配时间专家”,运用电子计算机作了各种测定后,为人们支配时间提出许多“合理化建议”,其中有一条就是“整齐就是效率”。他们比喻说:木工师傅的箱子里,各种工具排列有序,不同长度的钉子分别放好,使用起来随手可得。每次收工时把工具放回固定的位置同把工具胡乱丢进箱子里所费时间相差无几,而效果却大不一样。

工作有条理,既是最容易的事情,也是最困难的事情。一位管理人员叹息说:“我最大的问题之一是不能把事情组织得有条有理。”我们经常看见一些青年学生的书包里,甚至高级管理人员的公文包里,简直像一个废物箱:啃了一半的面包、掉了皮的杂志、卷了角的书、几块口香糖、一叠废纸,等等。

对于从事学习和工作的人来说,办公桌面是否整洁,是工作是否条理化的一个重要方面。一位西方的老牌管理者在解释办公桌上的东西是如何堆积起来时说:“这是因为我们不想忘记所有的东西。我们把想记住的东西放到办公桌上一堆资料的顶部,这样就可以看到它们。”问题是这种方法还真管用。每当我们的注意力分散时,我们就看到了它们。我们想起了这些事情,于是不再胡思乱想。后来,东西堆得越来越高,我们不能记起下面放的是什么东西,于是就开始在资料堆里寻找。这样,时间就浪费到查找丢失的东西上。同时也浪费在注视所有我们不想忘记的东西所造成的干扰上!

据统计,有95%以上的管理者都为办公桌上堆满东西而苦恼。成功者使办公桌整洁而不乱的办法是:

(1)把你办公桌上所有与正在做的工作无关的东西清理干净。

(2)在你准备好办理其他事情之前,不要把与此无关的东西放到办公桌上。

(3)要力戒由于吸引力的干扰或因你厌烦了手头上的工作,而放下正在做的事情去干其他工作。

(4)按规则把已经处理完毕的东西送到相应的地方去。再核对一下剩下的重点工作,然后再去开始进行第二项最重要的工作。

从办公桌上拿开目前不需要的书籍、文件后,可以按其重要性和先后顺序,分为“应立即处理的”,如紧急信件和其他必须马上处理、做决定的事;“暂时靠后处理的”,即大致看一下文件内容,按内容分类放入档案夹中,在采取适当的行动之前,一直放在那里;“以后处理的”,即不是真正重要的工作,还有待研究、需要更进一步深入研究和努力挖掘,以及有必要在时间、注意力等方面作较充分安排的事项;“留作资料保存的”,包括上级的政策、指示、决定以及有保留价值的资料、文件等等,这样办公桌就像“管理交通”一样管得有条不紊,避免了混乱,时间就不会在找这找那的折腾中溜过去。

培养良好的耐性

我们常常看到有些老板在这样工作:放在老板桌上秘书整理好的文件被他翻得一塌糊涂;老板嘴里谩骂不已,围着桌子走来走去,满脸胀得通红,而他所需找的那张写着客户电话号码的纸条正静静地躲在地上。

如果这个时候,某个下属恰巧进来例行公事,找老板批个条子盖个章什么的,会出现什么场面呢?

“真烦人!没看我正忙着呢!等到下午再来吧!”老板会咆哮起来。

我们还常常听到有些老板经常对人抱怨:“真是累死人了,忙得不得了。”说话时满脸凄楚,似乎偌大个公司就只有他一个人在工作似的。

上述两种老板,无论暴跳如雷抑或怨天尤人,都只说明一个问题,那就是这样的老板缺乏最基本的品质——耐性。

还有些这样的老板:他们日理万机但又游刃有余,从容不迫地把每件小事都处理得井井有条,脸上挂着永远的微笑。当下属来例行公事时,他们还往往幽默几句活跃气氛。

是否具有耐性,不仅是老板们事业成功的素质要求,同样是老板能否与下属愉快相处的基本保证。

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